Hur går det till?
Open Space metoden kan man använda med grupper från två till fler tusen personer, och är speciellt lämpad för större grupper.
Alla deltagare samlas först i en cirkel och inbjuds att bjuda in till samtal om en fråga/ämne utifrån mötets tema. Det finns ingen förutbestämd agenda utan den skapas på plats av deltagarna. När agendan är klar går deltagarna till de grupper och till de samtal de vill gå till. Känner man att man har bidragit tillräckligt i en grupp och vill gå vidare, så gör man det. Den enda lagen som finns i ett Open Space möte är lagen om rörlighet – att man rör sig dit man känner att man lär ifrån eller bidrar mest i. Det skapar en skön, flexibel stämning samtidigt som att mötet blir väldigt effektivt.
I grupperna dokumenteras samtalen av deltagarna, och rapporterna sätts upp på en vägg så att även de som inte var med i just det samtalet kan dra fördel av vad som kom fram och ligger till grund för dokumenteringen. I slutet av konferensen är det möjligt att gå vidare med prioritering och handlingsplanering. Längden på ett Open Space möte varierar, men vill man gå från att öppna upp ett komplicerat ämne till en konkret handlingsplan behöver man realistiskt sett två dagar, om inte två och en halv dag. Det kan tyckas vara lång tid, men då har man gått från noll till en genomförbar plan vilket annars kan ta flera månader att ta fram. För hög kvalitet genomförs planerings- och uppföljningsmöten före respektive efter konferensen.
”Open Space metoden är en enormt effektiv mötesmetod…”
Minimalistisk struktur
Ett Open Space möte har så mycket eller lite struktur som behövs för att alla ska kunna delta och bidra med sina kunskaper. Har man ett genuint intresse för ämnet (deltagande behöver vara frivilligt) och tar ansvar för sitt eget deltagande, blir mötet både effektivt och givande.
Lagen om rörlighet
Det finns en ”lag” som vägleder mötet och det är lagen om rörlighet: Om du inte känner att du lär dig något eller kan bidra till samtalet i en grupp förflyttar du dig själv till ett samtal du intresserar dig för. Detta skapar en härlig dynamik där alla som är med i ett samtal vill vara med just där just då.
Kompass för tankarna
Det finns fyra principer som hjälper deltagarna att vara närvarande i mötet: (1) De som kommer är de rätta personerna (kunskapen finns redan i rummet). (2) Vad som än händer är det enda som kunde hända (fokus på det som är möjligt nu). (3) När det än börjar är rätt tid (kreativitet kan inte styras). (4) När det är slut är det slut (samtalet får ta kortare/längre tid).